Vorab: Das Fahrtenbuch ist dein Freund! Erscheint es auf den ersten Blick lästig und zeitraubend, jede kleine Fahrt zu dokumentieren, ist es doch ein wichtiges Hilfsmittel, um am Ende des Jahres reichlich Geld vom Fiskus zurückzuerobern. Mit unserer 3-P-Regel und unseren Tipps geht dir das Führen vom Fahrtenbuch genauso schnell von der Hand wie das Schalten!

Wieso eigentlich die ganze Mühe?

Sobald ein Neuwagen das erste Mal die Straße berührt, hat er bereits massiv an Wert verloren. Generell verliert ein Auto in den ersten fünf Jahren am meisten Wert, in der Folgezeit flacht sich der Verlust ab:

  • nach 1 Jahr: ≈ 30 %
  • nach 3 Jahren: ≈ 45 %
  • nach 5 Jahren: ≈ 55-60 %
  • jedes Folgejahr: ≈ 5 %.

Hinzu kommen die laufenden Kosten, die die echten Fahrtkosten erst noch definieren: Benzinanteil, Reifenabnutzung, Inspektionen, Versicherungen und Steuern. Was dein eigenes Auto an Wert verliert, ist dein privater Verlust. Bei Dienstwagen sieht das jedoch ein bisschen anders aus. Firmenwagen werden erheblich mehr genutzt und sind deswegen dem Verschleiß und dem Wertverlust besonders ausgesetzt. Das bedeutet, dass sie schon nach relativ kurzer Zeit abgeschrieben werden müssen und viel Geld in einen neuen Wagen investiert werden muss. Das Finanzamt hat dies erkannt und gewährt für Firmenwagen jedes Jahr eine steuerliche Abschreibung.

Mit diesem Geld soll dem schnellen Wertverlust Tribut gezollt werden, denn es soll im besten Fall dafür dienen, dass davon ein Neuwagen mitfinanziert werden kann. Dafür muss jedoch mit einem Fahrtenbuch nachgewiesen werden, dass das Auto auch entsprechend genutzt worden ist. Sollte sich aus dem Fahrtenbuch demnach ergeben, dass die meisten Fahrten privat durchgeführt wurden, wird dich dein Finanzamt automatisch nach der 1 %-Regel besteuern.

In den folgenden drei Abschnitten haben wir dir deswegen notiert, wie du dein Fahrtenbuch richtig führst und was du schon beim Anlegen und Ausfüllen beachten musst.

1. Plausibel: Das Fahrtenbuch muss nachvollziehbar sein

Spätestens, wenn dein Fahrtenbuch beim Finanzamt vorliegt, wird es als amtliches Dokument bewertet. Das bedeutet, dass es den Ansprüchen einer Behörde genügen muss. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, dass es plausibel und für andere lückenlos nachvollziehbar ist. Bestehen Zweifel daran, dass das Buch nicht lückenlos geführt wurde, kann das Amt es ablehnen und die Besteuerung für den Wagen durch die 1 %-Regel anordnen. Dies bedeutet für den Halter oft eine immense finanzielle Mehrbelastung.

2. Penibel: Diese Angaben müssen unbedingt gemacht werden

Aus einem Fahrtenbuch muss schlüssig ersichtlich sein, wann du wohin gefahren bist und wie viele Kilometer du dafür zurückgelegt hast. Tauchen regelmäßig Lücken von größerer Reichweite auf, kann das Fahrtenbuch von deinem zuständigen Finanzamt auch abgelehnt werden. Unvollständig ist es dann nämlich nicht verwertbar. Das Bundesfinanzministerium hat in der Lohnsteuerrichtlinie LStR 2015 R 8.1 (Absatz „Gestellung von Kraftfahrzeugen“) genaue Festlegungen über die Angaben gemacht, die beim Fahrtenbuchführen gemacht werden müssen.

Der wichtigste Aspekt ist eine grundlegende Trennung von dienstlichen und privaten Fahrten. Schließlich muss „[…] das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden“. Aus diesem Grund musst du für beide Arten von Fahrten unterschiedliche Angaben machen:

Dienstfahrt:


  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt

  • Ziel der Reise und bei Umwegen auch die Reiseroute

  • Zweck der Reise und aufgesuchte Geschäftspartner.

Privatfahrt:


  • Kilometerangaben

Für die Fahrt von deinem Wohnort hin zu deinem Arbeitsplatz musst du lediglich einen kurzen Vermerk im Fahrtenbuch machen. Meist wird dieser mit „W-A“ getätigt.

An und für sich ist das Fahrtenbuchführen also eher eine Fleißarbeit, die im besten Fall sofort nach der Fahrt erledigt werden sollte. Sich nachträglich an einen Kilometerstand erinnern zu wollen und diesen dann +/- 5 km einzutragen kann sicherlich ein Mal funktionieren; solch eine Schludrigkeit zur Gewohnheit werden zu lassen, bedeutet eine Menge Ärger.

3. Präzise: Die Grundsatzentscheidung - Excel, Papier oder elektronisch?

Das Fahrtenbuch muss für das Finanzamt bestimmte Anforderungen erfüllen. Sollten diese Mindestanforderungen nicht erfüllt sein, ist das Amt auch nicht dazu angehalten, das Dokument zu akzeptieren:

  1. Achte darauf, dass du dein Fahrtenbuch geschlossen führst. Eine bloße Ansammlung von Blättern lässt nämlich grundsätzlich Lücken zu. Maßgebend ist hier ein Urteil aus dem Jahr 2006
    (Az. VI R 87/04).
  2. Dein Fahrtenbuch muss übersichtlich sein und darf keine Lücken aufweisen. In einem Urteil aus dem Jahr 2005 wies der Bundesfinanzhof ein „Fahrtenbuch“ zurück, das täglich auf Notizzetteln geführt wurde (Az. VI R 27/0 und Az. VI R 64/04).

  3. Um Lücken zu vermeiden, sollst du dein Fahrtenbuch deswegen täglich führen. So ist einerseits Geschlossenheit gewährleistet und es ist zudem nicht davon auszugehen, dass nachträgliche Änderungen gemacht wurden (Az. VI R 27/05)

Vor diesem Hintergrund fällt die Option Excel komplett raus. Ein Gericht hatte festgestellt, dass Microsoft den Kunden vor diesem Hintergrund zu viel Möglichkeit ließe, Daten auch noch nachträglich zu verändern (Az. VI R 27/05). Die zweite Option stellt das handschriftliche Protokollieren der Fahrten dar. Dazu gibt es im Schreibwarenbedarf vorgedruckte Hefte, die in jedes Handschuhfach passen. Diese müssen allerdings wirklich präzise geführt werden. Jede nachträgliche Änderung oder Berichtigung fällt natürlich sofort auf.

Als dritte Möglichkeit bleibt dir noch das elektronische Fahrtenbuch. Die meisten Systeme werden dabei fest in das Auto verbaut, was neben dem geläufigen Kaufpreis noch zusätzliche Kosten verursacht. Pauschal kannst du hier mit 200 bis 1200 Euro für Gerät und Einbau rechnen. Oben drauf kommen zudem Kosten für Flatrates, da die Modelle häufig mit Hilfe von SIM-Karten betrieben werden. Für manche Produkte musst du anschließend sogar noch Zeit für eine Schulung einplanen. Wann und ob sich diese Investition amortisiert, ist dabei fraglich.

Alternativ und weitaus günstiger kannst du dir dein Fahrtenbuch auch von deinem Smartphone schreiben lassen. Über einen Bluethooth-fähigen Stecker an der OBD2-Schnittstelle kann die App einfach auf die Daten aus dem Bordcomputer zugreifen. Das einzige, was du nur noch tun musst, ist dann eine manuelle Zuordnung der zurückgelegten Fahrten in privat oder geschäftlich. Achte dabei nur darauf, dass die angebotenen Stecker und Apps auf eine Konformität mit dem Finanzamt geprüft wurden, wie dies bei dem elektronischen Fahrtenbuch von PACE der Fall ist.

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