Der wichtigste Grund für das Führen eines Fahrtenbuches: Das Finanzamt verlangt es von dir. Die einzige Alternative lautet 1%-Regelung, und die kann teuer werden. Die PACE Redaktion erklärt, worauf du beim Führen deines Fahrtenbuches achten musst.

Warum muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Sobald ein Firmenwagen das erste Mal die Straße berührt, hat er bereits massiv an Wert verloren:

  • nach 1 Jahr: ≈ 30 %
  • nach 3 Jahren: ≈ 45 %
  • nach 5 Jahren: ≈ 55-60 %
  • jedes Folgejahr: ≈ 5 %.

Hinzu kommen die laufenden Kosten, z.B. Benzinanteil, Reifenabnutzung, Inspektionen, Versicherungen und Steuern. Das Finanzamt gewährt für Firmenwagen deshalb jedes Jahr eine steuerliche Abschreibung.

Da fast jedes Fahrzeug aber auch für private Fahrten genutzt wird, musst du dem Finanzamt genau belegen, wie viele Fahrten dienstlich bzw. privat stattgefunden haben.

Lieferst du diese Belege nicht, wird das Verhältnis pauschalisiert festgestellt – und das endet meist teurer für dich. Kurz: Durch das Fahrtenbuch sparst du Geld. Aber wie muss es aussehen?

Das Führen eines Fahrtenbuches kann stressig sein.

Das Fahrtenbuch muss plausibel sein

Ein Fahrtenbuch wird amtliches Dokument bewertet. Das bedeutet, dass es den Ansprüchen einer Behörde genügen muss. Die Stichworte lauten:

  • Lückenlos
  • Nachvollziehbar
  • In geschlossener Form
  • Täglich geführt
  • Chronologisch

„Geschlossene Form“ bedeutet hier, dass keine nachträglichen Eintragungen vorgenommen werden fürfen und dass das Fahrtenbuch nicht aus losen Zetteln bestehen darf. Gebundene Fahrtenbuchblocks gibt es im Bürofachhandel.

„Lückenlos“ bedeutet, dass das Fahrtenbuch für das ganze Jahr zu führen ist, und nicht nur für einen kurzen Zeitraum.

„Täglich geführt“ bedeutet, dass du nicht am Ende des Monats einfach alle Fahrten nachtragen kannst (Urteil vom 9.11.2005, Az. VI R 27/05).

Wenn bei der Prüfung durch das Finanzamt Zweifel auf der Plausibilität bestehen, kann es vom Amt abgelehnt werden. Die Folge: 1%-Regelung.

Was muss das Fahrtenbuch enthalten?

Aus deinem Fahrtenbuch muss ersichtlich sein, wann du wohin gefahren bist und wie viele Kilometer du dafür zurückgelegt hast.

Das Bundesfinanzministerium hat in der Lohnsteuerrichtlinie LStR 2015 R 8.1 genaue Festlegungen über die Pflichtangaben in einem Fahrtenbuch gemacht:

  • Trennung von dienstlichen und privaten Fahrten
  • Datum (bei Dienstfahrten)
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt (bei Dienstfahrten)
  • Zweck der Reise und aufgesuchte Personen (bei Dienstfahrten)
  • Umwegfahrten
  • Reine Kilometerangaben (bei privaten Fahrten)
  • Vermerk über Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz (kurz: „W-A“)

Wichtig ist die Aufzeichnung jeder einzelnen Fahrt – dazu gehören auch Zwischenstopps.

Wie ist das bei Taxifahrern oder Fahrlehrern?

Gute Frage, wie soll denn das gehen? Das dachte ich auch das Finanzamt und hat deshalb eine Erleichterung der Regeln für folgende Berufsgruppen eingeführt:

  • Fahrlehrer
  • Taxifahrer
  • Kurierdienstfahrer
  • Handelsvertreter

Ausnahmen gelten auch noch für andere Berufsgruppen. Wenn du dich fragst, ob es für dich ebenfalls eine Ausnahmeregelung gibt, dann frage bei deinem zuständigen Finanzamt nach.

Welche Fahrtenbuch-Lösung ist für mich die richtige?

Dein Fahrtenbuch muss präzise sein, weshalb ein Eintrag immer direkt nach der Fahrt stattfinden sollte. Natürlich ist das im stressigen Alltag nicht immer zu schaffen. Doch auch kleine Schludrigkeiten können bereits Ärger mit dem Finanzamt bedeuten.

Deshalb solltest du dir genau überlegen, welche Fahrtenbuchlösung für dich am wenigsten Stress bedeutet. Die große Frage lautet:

Papier oder elektronisch?

Für die Papiervariante gibt es im Schreibwarenbedarf vorgedruckte Hefte, die in jedes Handschuhfach passen. Diese müssen allerdings wirklich präzise geführt werden. Jede nachträgliche Änderung oder Berichtigung fällt natürlich sofort auf.

Eine andere Möglichkeit ist das elektronische Fahrtenbuch. Hier werden deine Fahrten automatisch von einem fest installierten Computer oder auch von deinem Smartphone in Verbindung mit einem OBD2-Stecker aufgezeichnet.

Achtung: Ein Fahrtenbuch, das mit Excel oder anderen Tabellenprogrammen geführt wurde, wird vom Finanzamt nicht anerkannt.

Das elektronische Fahrtenbuch

Die meisten „Neu-Einsteiger“ entscheiden sich heutzutage für ein elektronisches Fahrtenbuch, da es viel Zeit und Nerven spart. Für sie gibt es eine Handvoll Anbieter auf dem Markt.

Die meisten Systeme werden fest ins Auto verbaut, was relativ teuer werden kann. Pauschal kannst du hier mit 200 bis 1200 Euro für Gerät und Einbau zuzüglich Gebühren für SIM-Karten oder Schulungen rechnen.

Die günstigste und einfachste Methode ist, dir dein Fahrtenbuch von deinem Smartphone schreiben zu lassen. Damit das ganze finanzamtkonform bleibt, solltest du hier auf eine zertifizierte Lösung von einem professionellen Anbieter zurückgreifen.

Bei PACE wird z.B. dein Smartphone mittels eines OBD2-Steckers mit dem Auto verbunden. Das Fahrtenbuch schreibt sich innerhalb der dazugehörigen App ganz von selbst, ist finanzamtkonform und lässt sich jeweils innerhalb der gesetzlichen 7-Tages-Frist sogar noch bearbeiten. Diese Lösung kostet dich einmalig 119 Euro.

Das elektronische Fahrtenbuch von PACE

Akzeptiert mein Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch?

Ob dein zuständiges Finanzamt elektronische Fahrtenbücher akzeptiert oder nicht, solltest du vorher kurz erfragen. Es gibt bei der generellen Anerkennung der elektronischen Lösung tatsächlich Unterschiede zwischen den Finanzämtern. Auch Einzelfallentscheidungen sind an der Tagesordnung.

Wie kann ich jetzt wechseln?

Da ein Fahrtenbuch für ein komplettes Kalenderjahr geführt werden muss, kannst du nicht mitten im Wirtschaftsjahr von der 1%-Regelung auf die Führung eines Fahrtenbuches wechseln. Ausnahme: Es wird ein neues Auto angeschafft.

Es ist aber kein Problem, nebenher ein Fahrtenbuch zu führen, während bei dir noch die 1%-Methode angewendet wird. Sprich einfach mit deinem Finanzamt, um den besten Moment zum Wechseln herauszufinden.




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