Moderne Fahrtenbuch Apps versprechen sowohl für private Pkw als auch für Firmenwagen umfassende und bequeme System-Lösungen. Was diese Auto-Apps können müssen und was das Finanzamt dazu sagt, erklären wir dir in diesem Artikel.

Es gibt viele Gründe, sich für das Führen eines Fahrtenbuches zu entscheiden. Allem voran steht die Möglichkeit, der teuren 1%-Regelung des Finanzamts für Dienstwagen zu entgehen und so massiv Geld zu sparen. Für private Autofahrer gibt es wiederum keinen besseren Weg, die eigene Pkw-Nutzung und ihre Kosten im Blick zu behalten.

Mensch mit Firmenwagen Nase voll vom händischen Schreiben des Fahrtenbuchs? Elektronische Lösungen nehmen dir die Arbeit ab. Foto von Xavier Crookauf Unsplash

Was muss eine Fahrtenbuch App können?

Das Finanzamt stellt ein paar grundlegende Anforderungen.
Dein Fahrtenbuch...

...muss zum plausibel sowie nachvollziehbar sein
...darf keine Lücken aufweisen.
...muss in geschlossener Form geführt werden.

Zusätzlich gibt es ein paar Kriterien, die dir den Auto-Alltag stark erleichtern:

1. Nutzerfreundlichkeit

  • Deine neue Fahrtenbuch-App sollte Kartendienste für das Tracking nutzen und dabei so genau wie möglich arbeiten.
  • Pluspunkte verdient jede App, die sich Adressen automatisch merkt und diese automatisch als Zieladresse vorschlägt.

2. Kategorisierung

  • Ein Fahrtenbuch muss eindeutig zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten unterscheiden.
  • Zudem muss als dritte Kategorisierung der Arbeitsweg erfasst werden.

3. Kilometerstands-Korrektur

  • Wenn das GPS-Signal einmal fehlt, müssen die "verlorenen" Kilometer nach einer Fahrt wieder hergezaubert werden. Am besten geht das mit Fahrtenbuch Apps, die die Fahrzeugdaten direkt aus der OBD2-Schnittstelle erhalten.

4. Daten Back-Up

  • Ein gutes Back-Up deiner Daten ist unbedingt nötig. Noch besser ist es, wenn die Synchronisation automatisch und mindestens täglich durchgeführt wird. Hier ist eine Cloud-Lösung sinnvoll. Informiere dich jedoch im Vorfeld darüber, wie deine Daten übermittelt und gespeichert werden.

5. Ausschluss von Manipulationen

  • Der Fahrtenbuch-Eintrag sollte sofort nach Beendigung der Fahrt automatisch erfolgen.
  • Du musst die Möglichkeit haben, deine Fahrten jederzeit kontrollieren zu können.
  • Nachträgliche Änderungen müssen innerhalb der gesetzlichen Frist von 7 Tagen möglich sein.

Achtung: Ist die Bearbeitung einer Fahrt in einer Fahrtenbuch-App länger als 7 Tage möglich, ist das Fahrtenbuch nicht finanzamtkonform.

6. Zusätzliche Features

  • Für noch bessere Kontrolle deiner Fahrzeugnutzung und -Kosten sind zusätzliche Features wie Benzinkosten Tracking oder das mögliche Hochladen von Werkstattrechnungen sehr hilfreich.

  • Auch eine Berechnung des durchschnittlichen Spritverbrauchs für einzelne Fahrten, gewohnte Strecken oder gezielt ausgesuchte Zeiträume ist bei einigen Anbietern möglich und praktisch.

Bei Zweifeln kann das Finanzamt dein Fahrtenbuch ablehnen und du wirst leider pauschal über die 1 %-Regelung besteuert.

Ist das Finanzamt einverstanden?

Werden alle oben genannten Anforderungen von einer App zufriedenstellend erfüllt, bedeutet das leider noch nicht, dass dein Fahrtenbuch auch von deinem Finanzamt angenommen wird. Die Ämter behalten sich stets vor, Fahrtenbücher auch abzulehnen.

Wir empfehlen dir deshalb, vor dem geplanten Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch kurz bei deinem Finanzamt nachzufragen, ob du offiziell auf die automatische Lösung umsteigen darfst. Im Falle einer Ablehnung würde die pauschale 1 %-Regelung greifen, welche nur für wenige Dienstwagen Vorteile bringt.

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