Es kann viele Gründe haben, wieso für dich das Führen eines Fahrtenbuches eine sinnvolle Maßnahme ist. Besser kannst du beispielsweise nicht nachvollziehen, wann du wie viel gefahren bist und wie sich die Kosten deiner Pkw-Nutzung zusammensetzen. Moderne Fahrtenbuch Apps versprechen auch für Firmenwagen umfassende und bequeme System-Lösungen. Was diese Apps können müssen, erklären wir dir!

Grundfunktionen einer Fahrtenbuch App

Das Finanzamt stellt drei grundlegende Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Es muss zum einen plausibel sowie nachvollziehbar sein und darf keine Lücken aufweisen. Des Weiteren musst du darauf achten, dass penibel sämtliche Angaben zu Geschäftsfahrten gemacht werden. Zum Dritten ist die Form des Fahrtenbuches entscheidend, denn es muss geschlossen und lückenlos sein (Details findest du in unserem Artikel „Fahrtenbuch richtig führen“).

Werden diese Anforderungen von einer App zufriedenstellend erfüllt, bedeutet das leider noch lange nicht, dass dein Fahrtenbuch auch von deinem Finanzamt angenommen wird. Die Ämter behalten sich stets vor, Fahrtenbücher auch abzulehnen, was ein nicht nur sehr ärgerlicher, sondern vor allem auch teurer Vorgang ist. Schließlich greift nun die pauschale 1 %-Regelung, welche nur für wenige Dienstwagen Vorteile bringt.

Fahrtenbuch händisch führen: aufwendig und veraltet

Diese Punkte sollte deine Fahrtenbuch App auf jeden Fall erfüllen

Bist du auf der Suche nach einer guten Fahrtenbuch App, solltest du dir vorher genau überlegen und dich informieren, welchen Entwicklungsstand die jeweiligen Apps haben und ob diese deinen Anforderungen genügt. PACE hat SIEBEN wichtige Kriterien analysiert, die für jede Fahrtenbuch App unverzichtbar sein sollten:

1. Nutzerfreundlichkeit

Bist du froh, das händische Schreiben endlich hinter dir gelassen zu haben, sollte Smartphone-Fummelei nicht zu deinem neuen Hobby werden müssen. Die App sollte Kartendienste für das Tracking nutzen und dabei so genau wie möglich arbeiten. Nach jeder Fahrt die Adresse korrigierend eingeben zu müssen, ist ein absolutes K.o.-Kriterium. Pluspunkte verdient hier jede App, die sich Adressen automatisch merkt und diese automatisch als Zieladresse vorschlägt.

2. Kategorisierung

Ein Fahrtenbuch kennt nicht nur Geschäftswege. Sie muss eindeutig zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten unterscheiden. Zudem muss als dritte Kategorisierung der Arbeitsweg erfasst werden. Da für Geschäftsfahrten mehr Details abgespeichert werden müssen, für private Touren lediglich der Kilometerstand, sollte die Bedienbarkeit hier wenn möglich mit nur einem Tab auf den Bildschirm möglich sein.

3. Kilometerstands-Korrektur

Reine Fahrtenbuch Apps orientieren sich über GPS. Sollte dieses Signal nicht vorhanden sein, beispielsweise bei einer Fahrt durch den Tunnel, berechnet die App automatisch die Distanz zwischen letzter bekannter Position und erneutem Signalempfang. Schnell kann der Kilometerstand hier abweichen und muss gegebenenfalls nachbearbeitet werden. Zur Belastung wird diese Ungenauigkeit, wenn du mit deinem Firmenwagen regelmäßig Parkhäuser ansteuerst. Da das Signal hier nicht empfangen werden kann und der Weg in diesen Gebäuden schnell mehrere hundert Meter betragen kann, ist eine Abweichung von App und Kilometerstand bereits vorprogrammiert.

Eine gute Lösung bieten hier Fahrtenbuch Apps, welche über Zusatzgeräte mit dem Auto über den OBD2-Port verbunden sind. Selbst, wenn das GPS-Signal nicht mehr empfangen wird, so weiß die App über die ausgelesenen Fahrzeugdaten genau, welche Strecke zurückgelegt wird. Auf diesem System basiert beispielsweise das Fahrtenbuch-Feature der PACE App .



Mit PACE wird das Fahrtenbuchführen zum Kinderspiel.

4. Daten Back-Up

Ein kleines Missgeschick und das Smartphone ist hin. Noch ärgerlicher und teurer wird dieser Umstand allerdings, wenn auf dem Gerät – und nur auf diesem Gerät – deine gesammelten dienstlichen Fahrtennachweise lagen. Ein gutes Back-Up deiner Daten ist da unbedingt nötig. Noch besser ist es sogar, wenn die Synchronisation automatisch und mindestens täglich durchgeführt wird. Findest du einen Anbieter, dem du diese doch sehr persönlichen Daten anvertraust, ist eine Cloud-Lösung sinnvoll. Informiere dich jedoch bereits im Vorfeld darüber, wie diese Daten übermittelt werden und wer tendenziell darauf Zugriff hat.

5. Ausschluss von Manipulationen

Finanzämter schätzen es nicht, wenn Fahrtenbücher lückenhaft sind oder gar Ergänzungen nachträglich vorgenommen wurden. Zeitnah, am besten sofort nach Beendigung der Fahrt, sollte der Eintrag geschehen. Eine Fahrtenbuch App löst genau diese Forderung ein. Allerdings muss dir auch bewusst sein, dass deine Fahrtenbuch App regelmäßig trotzdem geprüft werden muss.

Sie sollte sie es dir erlauben, auch nachträglich noch Änderungen vornehmen zu können – und sei dies nur eine falsche Ziffer bei der Hausnummer des Geschäftskunden. Nach einem angemessenen Zeitraum von durchschnittlich einer Woche sollte diese Änderung im Interesse der Finanzamtskonformität nicht mehr möglich sein.

Bei Zweifeln kann das Finanzamt dein Fahrtenbuch ablehnen und du wirst leider pauschal über die 1 %-Regelung besteuert.

6. Einfache Installation

Hast du deine App vielleicht kostenlos heruntergeladen, musst du mit In-App-Käufen rechnen. Gerade wenn es schnell gehen muss, kann der Finger da leicht von der „Geschäftsfahrt“-Kategorisierung auf eine Anzeige für die Brotdosen für die Kinder rutschen, die du dir gestern noch vom heimischen Rechner aus angesehen hast.

Die Installation sollte nicht allzu kompliziert sein und in den ersten Schritten eine Abfrage von Fahrzeugen und Adressen beinhalten.

7. Zusätzliche Features

Nicht bei jeder Fahrtenbuch App ist es selbstverständlich, dass du deinen getankten Kraftstoff eingeben oder Werkstatt-Rechnungen notieren kannst. Um später beim Finanzamt die Fahrzeugkosten richtiggehend abrechnen zu können, müssen diese Angaben jedoch unbedingt notiert werden. Ein weiterer Pluspunkt wäre es hier, wenn die Tankquittungen sogar noch abfotografiert und als Bild hinterlegt werden können!

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