Wenn du regelmäßig mit deinem privaten PKW im Auftrag deines Arbeitgebers unterwegs bist, kannst du deine Tankrechnung mit dem Finanzamt teilen. Wie das geht, erklärt dir die PACE-Redaktion.

Ob Seminare, temporäre Standortwechsel oder Fahrten zu Messen: Manchmal musst du im Rahmen deines Jobs Fahrten erledigen, die du zunächst privat bezahlst. Wenn dein Arbeitgeber dir diese Fahrten nicht erstattet, springt das Finanzamt ein.

Was ist die Kilometerpauschale?

Das Wort „Kilometerpauschale“ kommt ursprünglich aus der betrieblichen Reisekostenabrechnung. Musst du für deinen Arbeitgeber eine Dienstreise antreten und bekommst dafür keinen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, dann kannst du für die Reise auch deinen Privatwagen nutzen.

Die dabei entstehenden Kosten kannst du anschließend mit dem Finanzamt abrechnen.

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Kilometerpauschale oder Pendlerpauschale? Ein Unterschied.

Es ist kompliziert. Die Kilometerpauschale wird fälschlicherweise oft mit der Pendlerpauschale (eigentlich: Entfernungspauschale) gleichgesetzt.

Beide Pauschalen stellen ein Mittel zur tatsächlichen Versteuerung geleisteter Fahrten bezüglich der beruflichen Tätigkeit dar. Doch während die Pendlerpauschale für den Weg von deiner Wohnung zur Arbeitsstätte genutzt wird, kannst du mit der Kilometerpauschale die Fahrtkosten deiner Dienstreisen gegenüber dem Finanzamt abrechnen.

Noch ein wichtiger Unterschied zur Pendlerpauschale: Du kannst die Kilometerpauschale für den Hin- und auch für den Rückweg ansetzen. Das bedeutet natürlich mehr Geld, das du zurückbekommst.

Besonders verwirrend: Das Wort „Kilometerpauschale“ wurde für den früher geltenden Vorgänger der Entfernungspauschale genutzt. Als diese noch ihren alten Namen trug, konnte sie nicht unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel geltend gemacht werden. Dies hat sich heute zum Glück geändert.

Was zählt als Dienstreise?

Bei den folgenden Reisen kannst du dir Geld vom Finanzamt zurückholen:

  • Fahrten zu Kunden oder Außendienstfahrten
  • Einsatzwechseltätigkeiten (z.B. Montagearbeiten)
  • Berufliche Fahrten zu Kollegen an anderen Firmenstandorten
  • Teilnahme an Seminaren, externen Meetings
  • Fahrten zu Messen oder anderen beruflichen Veranstaltungen
  • Befristete Abordnungen zu anderen Standorten

Wichtig: Das Finanzamt überprüft ab und zu die Korrektheit der Angaben zu Dienstreisen. Du musst diese also auf Nachfrage auch nachweisen können.

Deshalb empfehlen wir dir, Reiseweg und Reisedauer immer genau aufzuzeichnen. Als Praxistipp hat sich hier ein elektronisches Fahrtenbuch wie das von PACE bewährt.

Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?

Erst ab dem 20. gefahrenen Kilometer setzt die Pauschale ein. Ab da bekommst du 30 Cent pro Kilometer zurück. Eingereicht wird dieser Anspruch ganz einfach bei der jährlichen Steuererklärung unter „Werbungskosten“.

Wenn du für andere Arbeitnehmer als Mitfahrgelegenheit dienst, bekommst du sogar noch 2 Cent pro Mitfahrer und Kilometer obendrauf.
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Kilometerpauschale oder Kilometer-Kostensatz – wo gibt es mehr Geld zurück?

Die Kilometerpauschale ist aber nicht der einzige Weg, dir dein Geld zurückzuholen. Du kannst dich alternativ auch für den präzise ausgerechneten Kilometer-Kostensatz entscheiden.

Allerdings ist die Berechnung in diesem Fall ziemlich kompliziert. Ob sich die Mühe lohnt, hängt genau wie bei der 1%-Regelung für Dienstwagenfahrer vor allem vom Preis deines Autos ab.

Wenn der Kilometer-Kostensatz berechnet wird, kommen folgende Faktoren ins Spiel:

  • Abschreibungen für dein Auto
  • Reparaturkosten
  • Versicherungsbeiträge
  • Kreditzinsen
  • Miete für Garage oder Stellplatz

Mit dieser Methode kannst du unter Umständen einen sehr hohen Steuervorteil erzielen. Hierfür musst du deine Fahrten allerdings genau dokumentieren.

Auch hierfür empfiehlt sich ein elektronisches Fahrtenbuch. Mit dem Fahrtenbuch von PACE werden deine Fahrten automatisch aufgezeichnet und lassen sich auch ganz einfach innerhalb einer 7-tägigen Frist nachbearbeiten.

Die Internetseite Steuertipps.de hat einen Online-Rechner entwickelt, mit dem du herausfinden kannst, ob sich in deinem Fall der Kilometerpauschale oder eher die Kilometer-Kostensatz-Methode rentieren würde.

Worauf muss ich bei der Kilometerpauschale achten?

Als Nachweis für die berufliche Veranlassung deiner Fahrten gelten:

  • Fahrtenbuch
  • Tankquittungen
  • Hotelrechnungen
  • Schriftverkehr

Achte darauf, dass du für die Fahrten immer an der im Arbeitsvertrag definierten ersten Tätigkeitsstätte ansetzt. Bei manchen Berufsgruppen ist dies nicht immer ganz einfach und die Abgrenzung zur Pendler- oder Entfernungspauschale muss genau definiert werden.

Beachte, dass du keine Kilometerpauschale abrechnen kannst, wenn du für deine Reisen einen Dienstwagen benutzt. Hierbei trägt die Firma ja bereits alle anfallenden Benzin- und Verschleißkosten.

Wenn dein Arbeitgeber für deine Fahrtkosten aufkommt, kannst du für dieselbe Reise nicht noch die Kilometerpauschale beantragen. Eine Fahrtkostenerstattung durch deinen Arbeitgeber musst du bei der Steuererklärung angeben bzw. mit den Dienstreisekosten verrechnen.

Die PACE-Redaktion wünscht dir allzeit gute Fahrt und viele Steuervorteile.






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